Krzysztof Januszewski
Współzałożyciel, COO
Dokumentacja wycieczki szkolnej obejmuje przede wszystkim kartę wycieczki, listę uczestników i pisemne zgody rodziców uczniów niepełnoletnich. Jej zakres zależy też od rodzaju oraz kierunku wyjazdu. Dokumenty należy przygotować przed wyjazdem, a kartę zatwierdza dyrektor szkoły.
Opisane wymagania wynikają z rozporządzenia dotyczącego publicznych przedszkoli, szkół i placówek. Szkoły niepubliczne powinny stosować własne procedury organizacji i dokumentowania wycieczek.
Podstawową dokumentację wymaganą rozporządzeniem tworzą:
Tylko lista uczniów jest wskazana w rozporządzeniu jako załącznik do karty. Przepisy nie wymagają wpisywania na niej numeru PESEL, miejsca zamieszkania ani danych medycznych. Zgoda na organizację wycieczki następuje poprzez zatwierdzenie karty przez dyrektora
| Dokument wycieczki | Co powinien zawierać? | Kto zatwierdza lub podpisuje? |
|---|---|---|
| Karta wycieczki | Cel, trasę, termin, liczbę uczniów i opiekunów, środek transportu oraz dane kierownika | Dyrektor szkoły |
| Program wycieczki | Godziny wyjazdu i powrotu, trasę, szczegółowy plan, miejsca noclegów, żywienia oraz postojów | Jest częścią karty wycieczki |
| Lista uczestników | Imię i nazwisko ucznia oraz telefon do rodzica lub rodziców | Dyrektor szkoły |
| Zgoda rodzica | Zgodę na udział ucznia niepełnoletniego w wyjeździe | Rodzic lub opiekun prawny |
| Regulamin wycieczki | Zasady zachowania, bezpieczeństwa i organizacji wyjazdu | Opracowuje kierownik; uczestnicy i rodzice muszą zostać z nim zapoznani |
Karta wycieczki stanowi podstawowy dokument organizacyjny. Powinna przedstawiać spójny obraz wyjazdu: cel, miejsce, trasę, czas trwania, liczbę uczestników, liczbę opiekunów i środek transportu. Jej integralną częścią jest program, w którym trzeba wpisać nie tylko atrakcje, lecz także godziny przejazdów, długość trasy, punkty żywieniowe oraz adres noclegu przy wyjazdach kilkudniowych. Dzięki temu dyrektor może ocenić, czy plan jest dostosowany do wieku, potrzeb i możliwości grupy. Karta zawiera również oświadczenie kierownika i opiekunów o przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa.
Tak, pisemna zgoda rodzica lub opiekuna prawnego jest wymagana dla każdego niepełnoletniego uczestnika wycieczki. Przepisy nie narzucają jednego urzędowego wzoru tego dokumentu, dlatego szkoły zwykle stosują własne formularze zgodne z regulaminem wyjazdów. Zgoda powinna jasno identyfikować wyjazd, jego termin oraz dziecko, którego dotyczy. Może także zawierać informacje potrzebne organizacyjnie, jednak ich zakres powinien pozostać adekwatny do celu. Kierownik ma obowiązek zapoznać rodziców, uczniów i opiekunów z programem oraz regulaminem, a także poinformować ich o celu i trasie wycieczki.
Regulamin opisuje zasady obowiązujące podczas wyjazdu, np.:
Nie zastępuje on jednak pisemnej zgody rodzica na udział dziecka. Dobry regulamin powinien odnosić się do charakteru konkretnej trasy, a nie być jedynie uniwersalnym drukiem wykorzystywanym bez zmian przy każdym wyjeździe. Inne ryzyka występują podczas wycieczki pieszej, inne podczas wyjazdu zagranicznego, pobytu nad wodą czy intensywnej trasy górskiej. Kierownik wycieczki opracowuje regulamin i zapewnia warunki jego przestrzegania.
Nie każdy dokument wycieczki szkolnej, który szkoła zbiera przed wyjazdem, jest obowiązkowy na mocy jednego przepisu. Część formularzy wynika z wewnętrznego regulaminu szkoły albo ze specyfiki programu. Dotyczy to na przykład informacji o diecie, alergiach, przyjmowanych lekach, potrzebie dostosowania posiłków czy danych potrzebnych do rozmieszczenia uczestników w pokojach. Takie informacje trzeba ograniczyć do zakresu niezbędnego do bezpiecznej organizacji wyjazdu i chronić je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Nie należy bezrefleksyjnie kopiować formularzy z innych szkół, ponieważ mogą zawierać dane, których placówka nie potrzebuje.
Przy wycieczce zagranicznej dyrektor przekazuje kartę wycieczki organowi prowadzącemu oraz organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny. Nie przekazuje przy tym listy uczestników. Szkoła musi również zapewnić uczestnikom ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia, o ile taki obowiązek nie wynika z innych przepisów. Ponadto kierownik albo co najmniej jeden opiekun musi znać język obcy w stopniu pozwalającym na porozumiewanie się w kraju docelowym i państwach tranzytowych. Przed wyjazdem trzeba także sprawdzić wymagania dokumentowe obowiązujące na trasie.
Po zakończeniu wycieczki kierownik dokonuje jej rozliczenia finansowego oraz informuje o nim dyrektora i rodziców w formie oraz w terminie przyjętych w danej szkole. Rozporządzenie nie narzuca jednego wzoru rozliczenia, dlatego jego układ może wynikać z zasad obowiązujących w placówce. Dokument powinien pozwalać porównać planowane wpływy i wydatki z rzeczywistymi kosztami, a także wyjaśnić sposób wykorzystania pozostałych środków. Przejrzystość rozliczenia zmniejsza ryzyko nieporozumień z rodzicami i ułatwia zachowanie porządku w dokumentacji wycieczki szkolnej.
Najbezpieczniej rozdzielić dokumenty na 3 etapy:
Przed wyjazdem gromadzi się kartę, program, listę uczestników, zgody i regulamin. W trakcie wyjazdu kierownik korzysta z aktualnej listy kontaktów oraz harmonogramu, a po powrocie przygotowuje rozliczenie. Platforma Wycieczkomat porządkuje zapisy, płatności i informacje o uczestnikach, natomiast podpisane zgody rodzice przekazują wychowawcy w formie papierowej. Takie rozdzielenie zadań pozwala uniknąć błędnego założenia, że samo wypełnienie formularza online zastępuje dokument wymagający podpisu.
Kartę podpisują kierownik i opiekunowie wycieczki, składając oświadczenie o przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa. Zgodę na organizację wyjazdu wyraża dyrektor, zatwierdzając kartę.
Tak. Dyrektor przekazuje kartę organowi prowadzącemu i nadzorowi pedagogicznemu, a szkoła zapewnia wymagane ubezpieczenie NNW oraz kosztów leczenia.
Zgoda rodziców musi być wyrażona w formie pisemnej. Może to być dokument papierowy z własnoręcznym podpisem. Zwykły e-mail lub samo kliknięcie w e-dzienniku nie są automatycznie równoważne formie pisemnej.
Krajowej wycieczki organizowanej w trakcie roku szkolnego nie zgłasza się do kuratorium oświaty ani do bazy wypoczynku. Obowiązek zawiadomienia kuratora oraz organu prowadzącego (gminy/powiatu) dotyczy wyłącznie wycieczek zagranicznych – dyrektor przekazuje wówczas kartę wycieczki.
Krzysztof Januszewski
Współzałożyciel, COO
Z nami nie musisz martwić się o program, zapisy, płatności czy dokumentację wycieczki!
